Die E-Rechnung verändert für Unternehmen weniger das Rechnungsformular als den Weg, den eine Rechnung durch das Unternehmen nimmt. Seit Anfang 2025 muss jedes Unternehmen im inländischen Geschäftsverkehr E-Rechnungen empfangen können, und bis spätestens 2028 müssen alle sie auch versenden. Wer diese Pflicht nur technisch erfüllt, also E-Rechnungen empfängt und dann ausdruckt, verschenkt den eigentlichen Nutzen: Rechnungen, die ohne Abtippen geprüft, gebucht und archiviert werden.
Dieser Beitrag fasst die geltenden Pflichten und Übergangsfristen zusammen, benennt die Ausnahmen und beschreibt Schritt für Schritt, wie ein digitaler Rechnungsprozess vom Eingang bis zur Archivierung aussieht. Er richtet sich an Geschäftsführung und Buchhaltung in kleinen und mittleren Unternehmen.
Welche Formate dabei zum Einsatz kommen und worin sich ZUGFeRD und XRechnung unterscheiden, erläutert der Beitrag über die beiden E-Rechnungsformate im Vergleich.
Welche Pflichten gelten seit 2025?
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Für den Versand gelten Übergangsfristen bis Ende 2026 und für kleinere Unternehmen bis Ende 2027.
Die Empfangspflicht gilt ohne Übergangszeit. Die DIHK fasst in ihrem Serviceportal zusammen, dass seit diesem Zeitpunkt alle Unternehmen im innerdeutschen Geschäftsverkehr strukturierte elektronische Rechnungen empfangen können müssen. Ein E-Mail-Postfach, in dem die Dateien ankommen, reicht dafür formal aus. Damit die Daten auch genutzt werden können, braucht es aber ein Programm, das sie lesen kann.
Für den Versand regelt § 27 Absatz 38 des Umsatzsteuergesetzes die Übergangsfristen. Für Umsätze bis Ende 2026 dürfen Rechnungen weiterhin auf Papier oder in einem anderen elektronischen Format wie PDF verschickt werden. Im Jahr 2027 gilt diese Ausnahme nur noch für Unternehmen, deren Gesamtumsatz im Vorjahr nicht mehr als 800.000 Euro betragen hat. Ab dem 1. Januar 2028 müssen laut DIHK alle Unternehmen die neuen Anforderungen an Ausstellung und Übermittlung verbindlich einhalten.
Welche Rechnungen sind ausgenommen?
Die wichtigste Ausnahme betrifft Kleinbetragsrechnungen. Rechnungen, deren Gesamtbetrag 250 Euro nicht übersteigt, gelten nach § 33 der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung als Kleinbetragsrechnungen, für die geringere Pflichtangaben gelten und die weiterhin auch als sonstige Rechnung übermittelt werden dürfen. Tankquittungen, Bewirtungsbelege oder kleine Einkäufe bleiben damit auf Papier oder als PDF zulässig.
Die Pflicht betrifft außerdem nur Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen. Nach § 14 Absatz 2 UStG gilt sie für Leistungen an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen; Rechnungen an Privatkunden sind nicht erfasst. Für Unternehmen, die überwiegend an Verbraucher verkaufen, ändert sich beim Versand deshalb wenig, beim Empfang von Lieferantenrechnungen aber genauso viel wie für alle anderen.
Wie sieht ein digitaler Rechnungsprozess aus?
Ein digitaler Rechnungseingang besteht aus fünf Schritten, die ohne Papier und ohne Abtippen auskommen. Jeder Schritt hat eine klare Zuständigkeit.
- Empfang: Rechnungen kommen an einer festen Adresse an, etwa einem eigenen Postfach oder einem Portal, nicht bei einzelnen Mitarbeitenden.
- Prüfung: Die Software liest die strukturierten Daten aus und prüft, ob Pflichtangaben vollständig sind und die Rechnung zu einer Bestellung passt.
- Freigabe: Die zuständige Person bestätigt sachlich, dass Ware oder Leistung wie berechnet erbracht wurde.
- Buchung: Die Daten gehen ohne erneute Eingabe in die Buchhaltung oder zum Steuerbüro.
- Archivierung: Die Rechnung wird unveränderbar und auffindbar aufbewahrt.
Der größte Gewinn liegt im zweiten und vierten Schritt. Wo heute Rechnungsnummer, Betrag, Steuersatz und Lieferant von Hand übertragen werden, übernimmt die Software diese Werte direkt aus der Datei. Das spart Zeit und vermeidet Tippfehler. Voraussetzung ist, dass Lieferanten sauber hinterlegt sind und Bestellungen im System erfasst werden, damit der Abgleich automatisch gelingt.
Was ändert sich beim Rechnungsversand?
Beim Versand ersetzt eine strukturierte Datei das bisherige PDF. Für die meisten Unternehmen bedeutet das vor allem eine Einstellung in der Rechnungssoftware und eine Abstimmung mit den Kunden, keine völlig neue Arbeitsweise.
Rechnungsprogramme und Buchhaltungslösungen erzeugen E-Rechnungen in der Regel auf Knopfdruck, sofern die Stammdaten vollständig sind. Zu prüfen ist deshalb zuerst, ob Kundenadressen, Umsatzsteuer-Identifikationsnummern, Bestellnummern und Ansprechpartner sauber gepflegt sind. Fehlende oder falsche Angaben fallen bei einer E-Rechnung schneller auf als bei einem PDF, weil die Software des Empfängers sie automatisch prüft und die Rechnung im Zweifel zurückweist.
Ebenso wichtig ist die Frage, wie die Rechnung zum Kunden gelangt. Die meisten Unternehmen versenden E-Rechnungen per E-Mail als Anhang, manche Kunden verlangen die Übertragung über ein Portal oder über ein Netzwerk wie Peppol. Es lohnt sich, die größten Kunden frühzeitig zu fragen, welchen Weg und welches Format sie bevorzugen, und die Umstellung zunächst mit wenigen Kunden zu testen. So zeigt sich, ob die erzeugten Dateien beim Empfänger ohne Rückfragen verarbeitet werden, bevor alle Rechnungen umgestellt sind.
Die Übergangsfristen erlauben es, den Versand schrittweise umzustellen. Wer ohnehin eine neue Rechnungssoftware einführt, sollte die E-Rechnung aber gleich von Anfang an nutzen, statt zweimal umzustellen.
Was ist bei der Archivierung zu beachten?
E-Rechnungen müssen elektronisch aufbewahrt werden, und zwar acht Jahre lang. Ausdrucken und das Papier ablegen genügt nicht.
Nach § 14b des Umsatzsteuergesetzes hat der Unternehmer ein Doppel der ausgestellten Rechnungen sowie alle erhaltenen Rechnungen acht Jahre aufzubewahren. Die Frist wurde mit dem Bürokratieentlastungsgesetz IV von zehn auf acht Jahre verkürzt. Wie Archive dafür grundsätzlich aufgebaut sein sollten, beschreibt der Beitrag über digitale Archivierung und dauerhafte Datenspuren.
Für hybride Formate wie ZUGFeRD hat das Bundesfinanzministerium eine wichtige Erleichterung klargestellt. Nach dem BMF-Schreiben vom 14. Juli 2025 zu den GoBD reicht es bei E-Rechnungen aus, den strukturierten Teil aufzubewahren. Der PDF-Teil einer ZUGFeRD-Rechnung muss nur dann zusätzlich archiviert werden, wenn er Informationen enthält, die für die Besteuerung wichtig sind und nicht in den strukturierten Daten stehen, zum Beispiel Buchungsvermerke.
Wie weit sind die Unternehmen?
Vor dem Start der Empfangspflicht war die Umstellung erst zur Hälfte geschafft. Nach einer Befragung des Digitalverbands Bitkom unter 1.103 Unternehmen ab 20 Beschäftigten aus dem Jahr 2024 konnten weniger als die Hälfte, nämlich 45 Prozent, Rechnungen als E-Rechnung empfangen. Rund 55 Prozent nutzten die E-Rechnung bereits beim Versand. Vergleichbare Zahlen nach Inkrafttreten der Pflicht liegen noch nicht vor. Da die Befragung erst Unternehmen ab 20 Beschäftigten erfasst, sagt sie über Kleinstbetriebe nichts aus.
Womit sollten kleine Unternehmen anfangen?
Mit dem Rechnungseingang, weil er seit 2025 Pflicht ist und weil dort am meisten Handarbeit steckt. Drei Schritte reichen für den Anfang: eine zentrale Empfangsadresse für alle Rechnungen einrichten, ein Programm auswählen, das XRechnung und ZUGFeRD lesen und an die Buchhaltung übergeben kann, und mit dem Steuerbüro klären, in welcher Form die Daten übergeben werden. Der Versand folgt danach, spätestens zu den gesetzlichen Fristen.
Sinnvoll ist außerdem, eine Person im Unternehmen zu benennen, die für die Umstellung zuständig ist und Fragen von Lieferanten und Kunden sammelt. In kleinen Betrieben ist das oft die Person, die heute schon die Rechnungen prüft. Sie kennt die typischen Fehlerquellen, etwa fehlende Bestellnummern oder abweichende Firmennamen, und kann früh erkennen, wo die neue Software nachjustiert werden muss. Nach drei Monaten lohnt ein kurzer Rückblick: Wie viele Rechnungen kamen bereits strukturiert an, und bei welchen Lieferanten hakt es noch?
Fazit: Die E-Rechnung lohnt sich erst mit einem digitalen Prozess
Die E-Rechnungspflicht ist für Unternehmen eine Gelegenheit, den Rechnungsweg grundsätzlich zu vereinfachen. Wer E-Rechnungen empfängt, automatisch prüft, digital freigibt, ohne Abtippen bucht und elektronisch archiviert, spart bei jeder Rechnung Zeit und vermeidet Fehler.
Die Fristen lassen genug Raum für einen geordneten Umstieg, aber nicht für Aufschub: Der Empfang ist bereits Pflicht, der Versand wird es spätestens 2027 oder 2028. Beginnen Sie mit dem Eingang, klären Sie die Übergabe an die Buchhaltung und nutzen Sie die gewonnene Erfahrung für den Versand.
