Ob die E-Rechnungspflicht Ihr Unternehmen trifft, entscheiden fünf Fragen: Empfangen Sie Rechnungen von Unternehmen, an wen stellen Sie Rechnungen aus, greift eine Ausnahme, wie hoch war Ihr Umsatz im Vorjahr und wann führen Sie die Leistung aus. Die erste Frage beantworten alle Unternehmen mit Ja, denn der Empfang ist seit Januar 2025 Pflicht. Beim Versand hängt die Antwort von Ihren Kunden, Ihrem Umsatz und dem Jahr der Leistung ab.
Die Pflichten, Übergangsfristen und den digitalen Rechnungsprozess im Überblick erklärt bereits der Beitrag Rechnungsprozesse digitalisieren. Dieser Text geht einen anderen Weg: Er führt Sie Frage für Frage zu Ihrem eigenen Stichtag und zeigt, was passiert, wenn Sie ihn verpassen. Er richtet sich an Inhaber, Geschäftsführung und Buchhaltung kleiner und mittlerer Unternehmen.
Was gilt überhaupt als E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. So steht es seit 2025 in § 14 Absatz 1 des Umsatzsteuergesetzes. Alles andere, also Papier oder ein anderes elektronisches Format, nennt das Gesetz eine „sonstige Rechnung“.
Diese Unterscheidung ist für den Prüfweg entscheidend, weil viele Unternehmen ihre PDF-Rechnungen für „elektronisch“ halten. Ein einfaches PDF hat aber kein strukturiertes Format und ist laut den FAQ des Bundesfinanzministeriums zur E-Rechnung seit dem 1. Januar 2025 keine E-Rechnung mehr. Als zulässige Formate nennt das Ministerium vor allem XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL. Das Format muss der europäischen Norm entsprechen oder zwischen Aussteller und Empfänger vereinbart sein, sofern sich die Pflichtangaben richtig und vollständig in ein normgerechtes oder damit kompatibles Format übertragen lassen. Worin sich die beiden gängigen Formate unterscheiden, zeigt der Vergleich ZUGFeRD und XRechnung.
Frage 1: Müssen Sie E-Rechnungen empfangen können?
Ja, ohne Ausnahme. Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Das gilt laut Bundesfinanzministerium auch für Kleinunternehmer, die selbst keine E-Rechnungen ausstellen müssen.
Technisch ist die Hürde niedrig: Für den Empfang reicht bereits ein E-Mail-Postfach, einen bestimmten Übermittlungsweg schreibt das Gesetz nicht vor. Die eigentliche Frage ist, was Sie mit der Datei anfangen. Eine XRechnung besteht nur aus strukturierten Daten und hat keine PDF-Ansicht. Ohne passendes Programm sehen Sie also keine lesbare Rechnung. Die Finanzverwaltung bietet dafür einen kostenlosen E-Rechnungsviewer im ELSTER-Portal an. Für mehr als gelegentliche Rechnungen lohnt sich ein Programm, das die Daten liest und weitergibt. Worauf Sie bei der Auswahl achten, beschreibt der Beitrag über Rechnungssoftware für die E-Rechnung.
Frage 2: Stellen Sie Rechnungen an Unternehmen im Inland aus?
Die Pflicht zur Ausstellung betrifft nur Leistungen an andere Unternehmer für deren Unternehmen, und zwar nur dann, wenn Sie und Ihr Kunde im Inland ansässig sind. So regelt es § 14 Absatz 2 UStG. Wer ausschließlich an Privatkunden verkauft, ist beim Versand nicht betroffen.
Das Bundesfinanzministerium stellt ausdrücklich klar, dass die Regeln nicht für Rechnungen an Endverbraucher gelten. Ein Onlineshop, der nur an Privatpersonen liefert, schreibt seine Rechnungen also weiter wie bisher. Wie sich die E-Rechnung im Onlinehandel mit gemischter Kundschaft auswirkt, behandelt der Beitrag zur Buchhaltung im E-Commerce.
Schwierig wird es bei gemischter Kundschaft. Eine Handwerksfirma, die Privathaushalte und Hausverwaltungen beliefert, braucht beide Wege: sonstige Rechnungen für Privatkunden und E-Rechnungen für die Hausverwaltung. Prüfen Sie deshalb Ihre Kundenliste und markieren Sie, welche Kunden Unternehmer mit Sitz im Inland sind. Diese Gruppe bestimmt, wie viele Ihrer Rechnungen künftig strukturiert sein müssen.
Frage 3: Greift für Sie eine Ausnahme?
Auch bei Kunden aus dem Inland müssen Sie nicht jede Rechnung als E-Rechnung ausstellen. Das Bundesfinanzministerium nennt in seinen FAQ mehrere Fälle, in denen eine sonstige Rechnung zulässig bleibt:
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto
- Fahrausweise, die als Rechnung gelten
- Leistungen von Kleinunternehmern
- Leistungen an juristische Personen, die nicht Unternehmer sind
- viele steuerfreie Umsätze
Die Kleinunternehmer-Ausnahme hat einen Haken: Sie gilt nur, solange Sie Kleinunternehmer bleiben. Wechseln Sie zur Regelbesteuerung, müssen Sie laut Finanzministerium ab diesem Zeitpunkt auch E-Rechnungen ausstellen, sofern die übrigen Voraussetzungen erfüllt sind. Wer kurz vor diesem Wechsel steht, sollte die Umstellung der Rechnungsschreibung also gleich mit einplanen. Empfangen müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen ohnehin schon heute.
Bei der 250-Euro-Grenze zählt der Bruttobetrag der einzelnen Rechnung. Sie hilft deshalb nur bei wirklich kleinen Beträgen. Wer seinen Geschäftskunden regelmäßig größere Summen in Rechnung stellt, kommt um die E-Rechnung nicht herum, sobald seine Übergangsfrist endet.
Frage 4: Wie hoch war Ihr Umsatz im Vorjahr?
Die Umsatzgrenze von 800.000 Euro entscheidet, ob Sie für das Jahr 2027 noch eine Schonfrist haben. Nach § 27 Absatz 38 UStG dürfen Unternehmen für Umsätze aus 2027 noch sonstige Rechnungen ausstellen, wenn ihr Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 800.000 Euro betragen hat. Für Leistungen im Jahr 2027 zählt also der Umsatz aus 2026.
Maßgeblich ist der Gesamtumsatz im Sinne von § 19 Absatz 2 UStG und nicht der Gewinn. Ein Unternehmen, das 2026 knapp unter der Grenze bleibt, darf für 2027 erbrachte Leistungen noch auf Papier oder, mit Zustimmung des Kunden, als PDF abrechnen. Ein Unternehmen knapp darüber muss ab dem 1. Januar 2027 E-Rechnungen ausstellen. Weil der Jahresumsatz 2026 erst nach dem Jahreswechsel feststeht, lohnt sich ein Blick in die laufenden Zahlen schon jetzt.
Für Unternehmen, die Rechnungen über ein EDI-Verfahren austauschen, also einen festen elektronischen Datenaustausch zwischen zwei Geschäftspartnern, gibt es eine eigene Regel. Sie dürfen für Umsätze aus 2027 mit Zustimmung des Empfängers weiter ein Format nutzen, das nicht der E-Rechnungs-Norm entspricht. Die genauen Voraussetzungen stehen in § 27 Absatz 38 Nummer 3 UStG.
Frage 5: Wann führen Sie die Leistung aus?
Der Stichtag richtet sich nach dem Zeitpunkt der Leistung, nicht nach dem Datum, an dem Sie die Rechnung schreiben. Aus den Antworten auf die Fragen 2 bis 4 ergibt sich daraus Ihr persönlicher Termin:
| Leistung ausgeführt | Vorjahresumsatz | Sonstige Rechnung (Papier, PDF) noch zulässig? |
|---|---|---|
| 2025 und 2026 | beliebig | ja, Übermittlung bis 31.12.2026; PDF nur mit Zustimmung des Empfängers |
| 2027 | höchstens 800.000 Euro | ja, bis 31.12.2027; PDF nur mit Zustimmung des Empfängers |
| 2027 | über 800.000 Euro | nein, E-Rechnung; Ausnahme EDI mit Zustimmung |
| ab 2028 | beliebig | nein, E-Rechnung |
Die erste Zeile hängt im Gesetz an zwei Daten zugleich: Die Leistung muss vor dem 1. Januar 2027 ausgeführt sein, und die Rechnung muss bis zum 31. Dezember 2026 übermittelt werden. Eine Dezember-Leistung, deren Rechnung erst im Januar 2027 hinausgeht, fällt nach dem Wortlaut unter keine Übergangsregel mehr. Auch die 800.000-Euro-Grenze hilft hier nicht, denn sie gilt nur für Leistungen, die 2027 erbracht werden. Verschicken Sie Rechnungen für Dezember-Leistungen also noch im Dezember oder stellen Sie sie als E-Rechnung aus. Dasselbe Muster wiederholt sich Ende 2027 für Leistungen aus 2027, die erst 2028 abgerechnet werden. Für Leistungen ab 2028 gibt es keine Übergangsregel mehr, denn alle Fristen in § 27 Absatz 38 enden mit 2027. Zwischen inländischen Unternehmen ist die E-Rechnung dann für alle Pflicht, soweit keine der Ausnahmen aus Frage 3 greift.
Steht Ihr Stichtag fest, beginnt die Vorbereitung bei den Daten, nicht beim Format. Eine E-Rechnung verlangt Angaben, die auf einer PDF-Rechnung oft fehlen oder nur im Freitext stehen. Wer Angebote und Aufträge in einem CRM-System führt, prüft deshalb zuerst, ob dort alles Nötige gepflegt ist. Ein Leitfaden zur E-Rechnung aus Pipedrive zeigt das an einem verbreiteten CRM: Pipedrive erzeugt selbst keine E-Rechnung, es braucht ein zweites Programm, und im CRM fehlen meist Leistungsdatum, Steuerkategorie je Position, eine genormte Mengeneinheit und bei Reverse-Charge die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Kunden. Dieselben Lücken lohnt es sich in jedem anderen System zu suchen, aus dem Rechnungen entstehen.
Was passiert, wenn Sie trotz Pflicht keine E-Rechnung ausstellen?
Ein Bußgeld droht nicht, aber Ihrem Kunden fehlt die ordnungsmäßige Rechnung für den Vorsteuerabzug. Die Finanzverwaltung lässt den Abzug derzeit zwar unter bestimmten Bedingungen trotzdem zu, verlassen sollte sich darauf aber niemand. Stellen Sie trotz Pflicht eine sonstige Rechnung aus, ist das Dokument laut Bundesfinanzministerium keine ordnungsmäßige Rechnung im Sinne der §§ 14 und 14a UStG. Die Rechnung lässt sich berichtigen, indem Sie nachträglich eine E-Rechnung ausstellen.
Eine Ordnungswidrigkeit liegt nach Auffassung der Finanzverwaltung nach dem aktuellen Wortlaut des § 26a UStG nicht vor. Das heißt aber nicht, dass das Versäumnis folgenlos bleibt. Ihr Kunde hat zivilrechtlich einen Anspruch auf die E-Rechnung. Ein Geschäftskunde, der seine Vorsteuer auf eine ordnungsmäßige Rechnung stützen will, kann sie also von Ihnen verlangen. Der Druck, die Pflicht einzuhalten, kommt damit weniger vom Finanzamt als von den eigenen Kunden.
Hinzu kommt die Aufbewahrung. Ausgestellte und erhaltene Rechnungen sind nach § 14b UStG acht Jahre aufzubewahren. Bei einer E-Rechnung muss mindestens der strukturierte Teil unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegen. Ein Ausdruck oder ein PDF der Ansicht genügt dafür nicht. Wie ein geordnetes digitales Archiv aufgebaut ist, beschreibt der Beitrag über digitale Archivierung.
Häufige Fragen zur E-Rechnungspflicht
Gilt bei ZUGFeRD das PDF oder die XML-Datei?
Bei hybriden Formaten wie ZUGFeRD sind die strukturierten Daten maßgebend. Weichen der XML-Teil und die PDF-Ansicht voneinander ab, gilt laut Bundesfinanzministerium der XML-Teil. Prüfen Sie Eingangsrechnungen deshalb nicht nur anhand des Bildes, sondern anhand der Daten, die Ihr Programm ausliest.
Reicht es, wenn ich PDF-Rechnungen per E-Mail verschicke?
Für Leistungen, die in Ihre Übergangsfrist fallen, ja, sofern die Rechnung innerhalb der Frist übermittelt wird und Ihr Kunde dem PDF-Versand zustimmt. Danach nicht mehr, denn ein einfaches PDF ist keine E-Rechnung. Der Versand per E-Mail selbst bleibt erlaubt; entscheidend ist das Format der angehängten Datei, nicht der Weg.
Ändert sich die Pflicht noch einmal?
Die Grundregeln stehen im Gesetz, die Auslegung entwickelt die Verwaltung weiter. Die FAQ des Bundesfinanzministeriums verweist auf BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024, 15. Oktober 2025 und 15. Oktober 2026. Außerdem ist zu einem späteren Zeitpunkt ein Meldesystem vorgesehen, über das Rechnungsangaben zeitnah an die Finanzverwaltung gehen sollen. Es ist noch nicht in Kraft, die E-Rechnung bereitet es aber technisch vor.
Betrifft mich die Pflicht, wenn ich nur ins Ausland verkaufe?
Die Ausstellungspflicht setzt voraus, dass Sie und Ihr Kunde im Inland ansässig sind. Rechnungen an Unternehmen im Ausland fallen deshalb nicht darunter. Empfangen können müssen Sie E-Rechnungen von inländischen Lieferanten trotzdem.
Fazit: Ihr Stichtag ergibt sich aus Kunden, Umsatz und Leistungsjahr
Empfangen müssen alle Unternehmen E-Rechnungen schon heute. Ob und ab wann Sie auch ausstellen müssen, hängt davon ab, ob Sie an Unternehmen im Inland liefern, ob eine Ausnahme greift, ob Ihr Umsatz 2026 über 800.000 Euro liegt und in welchem Jahr Sie die Leistung erbringen. Spätestens für Leistungen ab 2028 ist die E-Rechnung zwischen inländischen Unternehmen für alle Pflicht.
Gehen Sie die fünf Fragen einmal mit Ihrer Kundenliste und Ihren aktuellen Umsatzzahlen durch und notieren Sie den Stichtag, der für Sie gilt. Rechnen Sie von diesem Datum aus rückwärts: Bis dahin müssen die Rechnungsdaten vollständig, das Programm eingerichtet und die Übergabe an das Steuerbüro getestet sein. Wer die Grenze von 800.000 Euro knapp verfehlt oder knapp überschreitet, klärt die Einordnung am besten jetzt mit dem Steuerbüro statt im Januar.
