Eine Rechnungssoftware wird heute an anderen Fragen gemessen als noch vor wenigen Jahren. Früher ging es um Vorlagen, Nummernkreise und ein ordentliches Layout. Seit Unternehmen E-Rechnungen empfangen müssen und der Versand schrittweise zur Pflicht wird, zählt etwas anderes: ob das Programm Rechnungen in einem gültigen strukturierten Format erzeugt, eingehende E-Rechnungen lesbar macht und die Daten ohne Abtippen an die Buchhaltung weitergibt.
Dieser Ratgeber zeigt, welche Kriterien bei der Auswahl wirklich zählen, woran sich eine gültige E-Rechnung erkennen lässt und welche Fragen an den Anbieter gestellt werden sollten. Welche Fristen für Empfang und Versand gelten und wie der Rechnungsweg im Unternehmen insgesamt aussieht, beschreibt der Beitrag über digitale Rechnungsprozesse vom PDF zum strukturierten Beleg.
Was muss eine Rechnungssoftware seit der E-Rechnungspflicht können?
Eine zeitgemäße Rechnungssoftware beherrscht drei Dinge: Sie erzeugt E-Rechnungen in einem zulässigen Format, stellt empfangene E-Rechnungen für Menschen lesbar dar und bildet alle umsatzsteuerlichen Pflichtangaben vollständig ab. Fehlt einer dieser Bausteine, entsteht an anderer Stelle Handarbeit.
Beim Erzeugen kommt es auf das Format an. Nach § 14 Absatz 1 des Umsatzsteuergesetzes ist eine elektronische Rechnung eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Das Format muss der europäischen Norm entsprechen oder, wenn beide Seiten ein anderes Format vereinbaren, die vollständige Übertragung aller Pflichtangaben in ein normgerechtes Format ermöglichen. In der Praxis heißt das XRechnung oder ZUGFeRD in einem zulässigen Profil, also ab dem Profil BASIC. Welche Profile ausgeschlossen sind, erklärt der Beitrag über die Unterschiede zwischen ZUGFeRD und XRechnung. Die Angabe „E-Rechnung fähig“ im Prospekt reicht deshalb nicht. Entscheidend ist, welche Formate, Versionen und Profile das Programm tatsächlich ausgibt.
Mindestens genauso wichtig ist die Empfangsseite. Eine XRechnung ist eine reine XML-Datei. Das Bundesfinanzministerium hält in seinem Schreiben zur Einführung der E-Rechnung vom 15. Oktober 2025 fest, dass dieses Format in erster Linie der maschinellen Verarbeitung dient und nicht für eine Sichtprüfung durch das menschliche Auge geeignet ist. Erst eine Visualisierungsanwendung macht den Datensatz lesbar. Eine Rechnungssoftware, die nur versenden, aber nicht anzeigen kann, löst also nur die Hälfte der Aufgabe.
Woran erkennt man, ob die erzeugten E-Rechnungen gültig sind?
An einer Validierung, also einer automatischen Prüfung der Datei gegen die Regeln der Norm. Gute Rechnungssoftware validiert jede E-Rechnung vor dem Versand und meldet fehlende oder fehlerhafte Angaben, bevor der Kunde sie zurückweist.
Ein frei verfügbarer Maßstab dafür ist der Validator der Koordinierungsstelle für IT-Standards, den die KoSIT als Open Source unter der Apache-Lizenz bereitstellt. Er prüft XML-Dateien gegen eine Regelkonfiguration, für die XRechnung gegen die jeweils gültige Fassung. Wer die Ergebnisse seiner Software stichprobenartig gegenprüfen will, findet damit ein neutrales Werkzeug. Bei der Auswahl lohnt die Frage an den Anbieter, ob die eingebaute Prüfung auf denselben Regeln beruht.
Ebenso wichtig ist die Frage, wie schnell der Anbieter neue Versionen umsetzt. Die Standards entwickeln sich weiter. Nach der Übersicht der Versionen auf xeinkauf.de ist XRechnung 3.0 seit dem 1. Februar 2024 in Kraft und bleibt es bis mindestens 31. Juli 2027. Eine Vorversion von XRechnung 4.0 ist bereits erschienen, die endgültige Fassung ist für das Frühjahr 2027 angekündigt. Eine Software, die solche Wechsel nicht zeitnah nachzieht, erzeugt irgendwann Dateien, die beim Empfänger abgelehnt werden. Fragen Sie deshalb, wie Updates ausgeliefert werden und ob sie im Preis enthalten sind.
Was gilt für Kleinunternehmer?
Kleinunternehmer müssen keine E-Rechnungen ausstellen, empfangen können müssen sie sie aber trotzdem. Für sie zählt bei der Auswahl vor allem die Empfangs- und Anzeigefunktion.
Die Erleichterung steht in § 34a der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung: Rechnungen von Unternehmern, die die Kleinunternehmerregelung nutzen, dürfen immer als sonstige Rechnung übermittelt werden, also auf Papier oder, wenn der Empfänger zustimmt, als PDF. Für den Empfang gibt es diese Ausnahme nicht. Das BMF-Schreiben stellt ausdrücklich klar, dass die Empfangspflicht auch dann gilt, wenn der Rechnungsempfänger Kleinunternehmer ist. Ein eigenes E-Mail-Postfach nur für E-Rechnungen ist dabei nicht erforderlich. Für Kleinunternehmer reicht deshalb oft ein schlankes Programm, das eingehende XRechnungen und ZUGFeRD-Dateien sauber anzeigt und ablegt. Wer später wächst und die Umsatzgrenze überschreitet, sollte allerdings ein Programm wählen, das auch den Versand beherrscht, um nicht ein zweites Mal wechseln zu müssen.
Welche Rolle spielen GoBD und Verfahrensdokumentation bei der Auswahl?
Eine große Rolle, aber anders als viele Anbieter suggerieren. Kein Programm ist von der Finanzverwaltung als GoBD-konform zertifiziert, denn solche Bescheinigungen gibt es nicht. Ordnungsgemäß wird die Buchführung erst durch den richtigen Einsatz der Software im Unternehmen.
Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern im Amtlichen AO-Handbuch sind hier eindeutig. Positivtestate zur Ordnungsmäßigkeit werden weder bei einer Außenprüfung noch im Rahmen einer verbindlichen Auskunft erteilt. Zertifikate oder Testate Dritter können bei der Auswahl eines Softwareprodukts als Entscheidungskriterium dienen, binden die Finanzbehörde aber nicht. Ein Prüfsiegel ist also ein Hinweis auf Sorgfalt, keine Garantie.
Was die GoBD dagegen verlangen, ist eine Verfahrensdokumentation. Für jedes eingesetzte System muss danach eine übersichtlich gegliederte Beschreibung vorhanden sein, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des Verfahrens vollständig und schlüssig hervorgehen. Ein guter Anbieter liefert dafür eine Vorlage oder eine Beschreibung der Programmfunktionen, die das Unternehmen um die eigenen Abläufe ergänzt. Wie Rechnungen nach dem Versand dauerhaft und unveränderbar abgelegt werden, behandelt der Beitrag über das revisionssichere Archiv als Gedächtnis des Unternehmens.
Ein dritter Punkt wird bei der Auswahl oft übersehen: der Datenexport für die Betriebsprüfung. Nach § 147 Absatz 6 der Abgabenordnung kann die Finanzbehörde bei einer Außenprüfung verlangen, dass die Daten in einem maschinell auswertbaren Format übertragen werden. Liegen die Daten bei einem Dritten, etwa einem Cloud-Anbieter, muss dieser den Zugriff ermöglichen, und die Kosten trägt der Steuerpflichtige. Fragen Sie deshalb nach, ob und zu welchem Preis ein solcher Export möglich ist.
Cloud oder installierte Software: Was ist zu beachten?
Beide Varianten sind zulässig. Der Unterschied liegt in der Verantwortung: Bei installierter Software kümmert sich das Unternehmen selbst um Updates und Datensicherung, bei einer Cloud-Lösung übernimmt das der Anbieter, verarbeitet dafür aber Kundendaten im Auftrag.
Für Cloud-Lösungen ist deshalb ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung Pflicht. Nach Artikel 28 der Datenschutz-Grundverordnung darf ein Unternehmen nur mit Auftragsverarbeitern arbeiten, die hinreichende Garantien für geeignete technische und organisatorische Maßnahmen bieten, und die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage eines Vertrags. Seriöse Anbieter stellen diesen Vertrag ohne Nachfrage bereit und nennen den Ort ihrer Rechenzentren.
Unabhängig von der Variante sollte geprüft werden, wie sich die Daten bei einem späteren Wechsel mitnehmen lassen. Rechnungen, Kunden- und Artikelstammdaten sollten sich vollständig und in einem offenen Format exportieren lassen. Eine Software, aus der die eigenen Daten nur als PDF herauskommen, bindet das Unternehmen enger als jeder Vertrag.
Welche Fragen sollte man dem Anbieter stellen?
Die folgende Übersicht fasst die Kriterien aus diesem Beitrag zu einer Prüfliste zusammen. Sie eignet sich für ein Auswahlgespräch oder für den Test einer Probeversion.
| Kriterium | Frage an den Anbieter |
|---|---|
| Formate | Welche Formate, Versionen und ZUGFeRD-Profile erzeugt die Software? |
| Empfang | Werden eingehende XRechnungen lesbar angezeigt und abgelegt? |
| Validierung | Wird jede Rechnung vor dem Versand gegen die Regeln geprüft? |
| Updates | Wie schnell werden neue Versionen umgesetzt, und kosten sie extra? |
| Prüfung | Gibt es einen Export für die Betriebsprüfung, und was kostet er? |
| Datenschutz | Liegt ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung vor, wo stehen die Server? |
| Übergabe | In welcher Form gehen Daten an die Buchhaltung oder das Steuerbüro? |
Der letzte Punkt entscheidet darüber, ob die E-Rechnung im Alltag Zeit spart. Erst wenn die strukturierten Daten ohne erneute Eingabe in der Buchhaltung oder beim Steuerbüro ankommen, entfällt das Abtippen. Klären Sie deshalb vor dem Kauf mit dem Steuerbüro, welche Schnittstelle es nutzt, und testen Sie die Übergabe mit einigen echten Belegen.
Fazit: Die richtige Rechnungssoftware erkennt man an ihren Daten, nicht am Layout
Bei der Auswahl einer Rechnungssoftware zählen heute Formate, Prüfung und Datenweitergabe mehr als Gestaltung. Das Programm sollte zulässige E-Rechnungen erzeugen, jede Datei vor dem Versand validieren, eingehende XRechnungen lesbar machen und neue Versionen der Standards zügig umsetzen.
Verlassen Sie sich dabei nicht auf Prüfsiegel, sondern auf einen Test mit eigenen Rechnungen. Erstellen Sie in der Probephase einige Rechnungen an echte Kunden, lassen Sie sich eingehende E-Rechnungen anzeigen und prüfen Sie mit Ihrem Steuerbüro, ob die Daten dort ohne Nacharbeit ankommen. Wer so vorgeht, wählt eine Software, die die E-Rechnung nicht nur erfüllt, sondern im Alltag tatsächlich Arbeit spart.
