ZUGFeRD und XRechnung sind die beiden E-Rechnungsformate, mit denen deutsche Unternehmen im Alltag am häufigsten zu tun haben. Beide erfüllen die gesetzlichen Anforderungen, wenn sie richtig eingesetzt werden. Der Unterschied liegt in der Form: Die XRechnung ist eine reine Datendatei, die nur Maschinen lesen. ZUGFeRD verbindet dieselben Daten mit einem lesbaren PDF. Welches Format passt, hängt vor allem davon ab, wer die Rechnung empfängt und wie weit die eigene Buchhaltung bereits digital arbeitet.
Dieser Vergleich erklärt, was rechtlich als E-Rechnung gilt, worin sich die beiden Formate unterscheiden, welche ZUGFeRD-Varianten zulässig sind und welche nicht, und welche Rolle Leitweg-ID und Peppol spielen. Er richtet sich an Geschäftsführung, Buchhaltung und Verwaltung in kleinen und mittleren Unternehmen.
Wer die Umstellung im größeren Zusammenhang sieht, findet im Beitrag über Prozessautomatisierung als stillen Architekten der digitalen Transformation Hintergrund zur Frage, warum strukturierte Daten der eigentliche Gewinn der Umstellung sind.
Was gilt rechtlich als E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten Format, das eine automatische Verarbeitung erlaubt. Ein PDF per E-Mail ist keine E-Rechnung, auch wenn es elektronisch verschickt wird.
Das Umsatzsteuergesetz trennt beides ausdrücklich. Nach § 14 Absatz 1 UStG ist eine elektronische Rechnung eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Eine Rechnung in einem anderen elektronischen Format oder auf Papier gilt als sonstige Rechnung. Das klassische PDF fällt damit in die zweite Gruppe.
Maßgeblich für die Struktur ist die europäische Norm EN 16931. Sie legt fest, welche Angaben eine Rechnung enthält und wie sie maschinenlesbar abgebildet werden. Sowohl XRechnung als auch ZUGFeRD beruhen auf dieser Norm, unterscheiden sich aber in der Art, wie sie die Daten verpacken.
Was unterscheidet XRechnung und ZUGFeRD?
Die XRechnung ist eine reine XML-Datei ohne lesbare Ansicht. ZUGFeRD ist ein hybrides Format: ein PDF, das für Menschen lesbar ist, mit eingebetteter XML-Datei für die Maschine.
Das Bundesfinanzministerium beschreibt die XRechnung in seinem Schreiben vom 15. Oktober 2025 zur E-Rechnung als Standard, der in Deutschland auf Grundlage der EN 16931 als rein strukturiertes Format entwickelt wurde, im Unterschied zu einem hybriden Format. ZUGFeRD wiederum basiert nach Angaben des Forums elektronische Rechnung Deutschland auf der EU-Richtlinie 2014/55/EU und der Norm EN 16931. Seine französische Entsprechung heißt Factur-X und ist technisch dasselbe Format, entstanden aus einer deutsch-französischen Partnerschaft.
| Merkmal | XRechnung | ZUGFeRD |
|---|---|---|
| Aufbau | reine XML-Datei | PDF mit eingebetteter XML-Datei |
| Für Menschen lesbar | nur mit Anzeigeprogramm | ja, als normales PDF |
| Grundlage | EN 16931 mit nationalen Besonderheiten | EN 16931, je nach Profil |
| Typischer Empfänger | öffentliche Auftraggeber | Unternehmen aller Größen |
| Französisches Gegenstück | keines | Factur-X |
Der praktische Unterschied zeigt sich beim Empfänger. Ein Unternehmen ohne E-Rechnungssoftware kann eine ZUGFeRD-Rechnung wie gewohnt als PDF öffnen und prüfen. Eine XRechnung braucht dagegen ein Programm, das die XML-Datei in eine lesbare Form bringt. Für die automatische Weiterverarbeitung in der Buchhaltung sind beide gleichwertig, solange die Datenstruktur vollständig ist.
Welche ZUGFeRD-Profile sind als E-Rechnung zulässig?
Nicht alle. ZUGFeRD gibt es in mehreren Profilen, die unterschiedlich viele Angaben enthalten, und die beiden einfachsten reichen für eine E-Rechnung nicht aus.
Das Bundesfinanzministerium hält in seinem Schreiben fest, dass das hybride Format ZUGFeRD ab der Version 2.0.1 auf der Normenreihe EN 16931 beruht und unter die zulässigen E-Rechnungsformate fällt, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL. Die Gründe nennt das FeRD in seinen Fragen und Antworten zu ZUGFeRD: Das Profil BASIC WL enthält keine Rechnungspositionen und kann deshalb keine umsatzsteuerlich vollständige Rechnung abbilden. Das Profil MINIMUM unterstützt keine Aufschlüsselung der Umsatzsteuer und dient nur als Buchungshilfe.
Zulässig sind damit die Profile BASIC, EN 16931, auch COMFORT genannt, und EXTENDED. Nach der Beschreibung des FeRD stellt BASIC eine Untermenge der Norm dar, EN 16931 bildet die Norm vollständig ab, und EXTENDED erweitert sie um zusätzliche Angaben, etwa für Branchen mit besonderen Anforderungen. Für die meisten kleinen und mittleren Unternehmen ist das Profil EN 16931 die sichere Wahl, weil es die Norm vollständig abdeckt, ohne unnötige Zusatzfelder zu verlangen.
Wer Rechnungssoftware auswählt oder eine bestehende Lösung prüft, sollte deshalb nicht nur fragen, ob ZUGFeRD unterstützt wird, sondern welche Version und welches Profil. Eine Software, die nur das Profil MINIMUM erzeugt, stellt formal eine ZUGFeRD-Datei aus, aber keine gültige E-Rechnung.
Was bedeutet die Leitweg-ID bei öffentlichen Auftraggebern?
Die Leitweg-ID ist eine Adresse, die dafür sorgt, dass eine Rechnung an Behörden an der richtigen Stelle ankommt. Wer an öffentliche Auftraggeber liefert, braucht sie auf jeder Rechnung.
Nach der Erläuterung der Koordinierungsstelle für IT-Standards ist die Leitweg-ID eine individuelle Identifikationsnummer, die rechnungsempfangende Stellen im öffentlichen Sektor eindeutig identifiziert. Sie sorgt dafür, dass elektronische Rechnungen im Rahmen der XRechnung an die richtige Stelle innerhalb einer öffentlichen Einrichtung weitergeleitet werden. Der Auftraggeber teilt sie bei der Bestellung mit, und sie gehört in das dafür vorgesehene Feld der Rechnung, nicht in den Freitext.
Welche Rolle spielt Peppol?
Peppol ist kein Rechnungsformat, sondern ein Übertragungsweg. Über das Netzwerk werden E-Rechnungen zwischen Absendern und Empfängern ausgetauscht, ähnlich wie E-Mails über Mailserver.
Laut den Fragen und Antworten der E-Rechnung des Bundes steht Peppol für „Pan-European Public Procurement Online” und ist aus einem internationalen Projekt zur Standardisierung öffentlicher Beschaffung entstanden. Die Rechnungseingangsplattform des Bundes nutzt das Netzwerk, damit Lieferanten E-Rechnungen automatisiert versenden können. Für kleinere Unternehmen ist Peppol vor allem dann interessant, wenn sie regelmäßig an öffentliche Stellen oder an Großkunden liefern, die diesen Weg vorgeben.
Welches Format passt zu welchem Unternehmen?
Für Rechnungen an Unternehmen ist ZUGFeRD im Profil EN 16931 meist die pragmatischste Wahl, weil jeder Empfänger das PDF lesen kann und Empfänger mit passender Software die Daten automatisch übernehmen. Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber ist die XRechnung mit Leitweg-ID der übliche Weg.
Viele Unternehmen brauchen deshalb beides. Moderne Buchhaltungs- und Rechnungsprogramme können in der Regel beide Formate erzeugen, sodass die Wahl je Kunde getroffen werden kann. Wichtiger als die Formatfrage ist, dass die Stammdaten stimmen: Adressen, Steuernummern, Bestellnummern und bei Behörden die Leitweg-ID. Eine E-Rechnung mit falschen Stammdaten wird genauso zurückgewiesen wie eine Papierrechnung, nur schneller.
Hilfreich ist außerdem, die erzeugten Dateien vor dem ersten Versand einmal zu prüfen. Viele Rechnungsprogramme bieten dafür eine Prüffunktion, die eine Datei gegen die Regeln der Norm abgleicht und fehlende Pflichtangaben meldet. Diese Funktion sollte aktiviert sein. Bei neuen Kunden lohnt zudem eine Testrechnung, bevor die erste echte Rechnung verschickt wird. Eine fehlerhafte Rechnung, die der Kunde zurückweist, verzögert die Zahlung, und bei öffentlichen Auftraggebern wird eine formal fehlerhafte XRechnung in der Regel gar nicht erst angenommen.
Fazit: ZUGFeRD und XRechnung sind zwei Verpackungen für dieselben Daten
ZUGFeRD und XRechnung erfüllen beide die Anforderungen an eine E-Rechnung, solange sie auf der Norm EN 16931 beruhen. Die XRechnung ist die reine Datenfassung und bei öffentlichen Auftraggebern üblich. ZUGFeRD ergänzt die Daten um ein lesbares PDF und ist damit im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen oft die einfachere Lösung, allerdings nur in den Profilen BASIC, EN 16931 und EXTENDED.
Prüfen Sie deshalb bei Ihrer Rechnungssoftware, welche Formate und Profile sie erzeugt, und pflegen Sie die Stammdaten Ihrer Kunden sorgfältig. Wie sich Rechnungen nach dem Versand GoBD-konform aufbewahren lassen, beschreibt der Beitrag über digitale Archivierung vom Papierstapel zur dauerhaften Datenspur.
